terug

Spreken is zilver, zwijgen is goud, luisteren platina en schrijven briljant?

woensdag 17 april 2019

(Goed) communiceren valt niet mee! In een van mijn vorige blogs maakte ik dat al duidelijk. Ik heb jarenlang genotuleerd in allerlei vergaderingen, in een vergadering zijn de vier aspecten uit de kopregel onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Nog steeds ga ik enkele keren per jaar naar een vergadering van een vakbond om te notuleren. Die vergaderingen hebben als hoofddoel een nieuwe CAO voor te bereiden. Ooit, toen ik nog betaald werk deed kreeg ik verlof van mijn werkgever voor dit vakbondswerk. In de loop der jaren kwamen daar nog enkele notuleerklussen bij, allemaal ergens midden in ons land. Ook in mijn vrijwilligerswerk heb ik vaak gezorgd voor de verslaglegging van vergaderingen. Na mijn pensionering heb ik een en ander afgebouwd, alleen de vakbonds-meetings zijn overgebleven.

Wat is er nu leuk aan een vergadering?
Je verplicht jezelf om goed te luisteren. Twee personen hebben die verplichting meer dan de anderen, de voorzitter en degene, die voor het verslag zorgt. Ik zie heel vaak dat anderen selectief luisteren. Soms vertellen ze alleen als de rondvraag aan bod komt, vaak hebben ze dan juist best wat in de melk te brokkelen. Zelf zwijg ik als notulist zoveel mogelijk. De anderen zorgen wel voor gespreksstof!

Een gepaste grap kan tijdens een vergadering het ijs breken. Bijna 20 jaar geleden zat ik bij de vakbond in een meeting, In die vergaderingen kwamen altijd twee personen uit Limburg, die allebei Jo heetten. In de bewuste vergadering was een van beide Jo’s afwezig. Ik merkte naar de andere Jo op, dat de Jo die er niet was volgens mij in een heel klein dorp woont. Klopt, antwoordde Jo, Jo woont in een gehucht, er staan vijf huizen en een stal, maar Jo woont wel in een huis….. De aanwezige Jo vermaakte ons vaker met zijn droge humor, ik mis hem erg.

De voorzitter heeft in een vergadering een belangrijke rol. Hij / zij moet niet alleen goed luisteren en spreken, maar ook moet een voorzitter anderen begeleiden in de communicatie en soms oppeppen. Er zijn ook vergaderingen, die werkelijk slaapverwekkend zijn. Dan hangt het er van af, of iedereen wel genoeg interesse heeft in de materie, waarover gesproken wordt.

Een date kun je vergelijken met een sollicitatiegesprek maar ook met een vergadering. Als je van dat laatste, een vergadering uitgaat is er een groot verschil, er vindt bij een date vrijwel nooit verslaglegging plaats. Maar één keer maakte ik mee, dat de dame in kwestie een papiertje met vragen voor zich had. En als het goed is zijn jij en je gesprekspartner om beurten voorzitter. Het gaat evenwel niet altijd zoals het zou moeten gaan. Een van tweeën neemt doorgaans het voortouw en blijft de touwtjes in handen houden. De interesse is niet altijd volop aanwezig, gedachten dwalen af, het lijkt soms op een minivergadering zonder agenda.

Misschien moeten we met onze date creatiever aan de slag. Een goed idee is na het gesprekje een stukje te lopen, een museum in te duiken of samen van de natuur te genieten.

De voorbereiding van een vergadering bestaat meestal uit een agenda met gespreksonderwerpen. Moet je voordat je op date gaat ook je zo intensief voorbereiden? Ik weet het niet. Groot verschil tussen dates en vergaderingen is het uiteindelijke doel. Als we dat doel maar voor ogen blijven houden, zowel bij een date als een vergadering..

Ik wens jullie een fijne date, hopelijk krijgt niemand nu de indruk, dat een date iets krampachtigs is. Ga er luchtig en liefdevol in! Wel denk ik, dat niet iedereen alle door mij in de kopregel genoemde communicatieve vaardigheden voor 100 % onder de knie heeft. Zo’n perfectionist zou dan als subliem uit de bus komen…

geplaatst door Aktivo1 - 4853 keer gelezen